Kiedy szukasz księgowej, oto kilka rzeczy, na które warto zwrócić uwagę, aby zabezpieczyć współpracę z księgową:
Umowa – absolutna podstawa. W umowie powinny znaleźć się jasno określone obowiązki księgowej, terminy realizacji, zasady rozliczeń oraz odpowiedzialność za ewentualne błędy.
Umowa chroni obie strony, więc warto dokładnie omówić jej treść.
Ważne aspekty by rozpocząć współpracę z księgową
Certyfikaty i licencje – upewnij się, że księgowa ma odpowiednie kwalifikacje. Czy posiada certyfikaty potwierdzające kompetencje (np. od Stowarzyszenia Księgowych w Polsce lub certyfikat Ministerstwa Finansów)?
Sprawdzenie tych kwestii daje pewność, że masz do czynienia z profesjonalistą.
Odpowiedzialność – księgowa powinna posiadać ubezpieczenie OC (odpowiedzialności cywilnej). Dzięki temu w przypadku błędów, które naraziłyby cię na straty finansowe, możesz ubiegać się o odszkodowanie. To ważne zabezpieczenie.
Systemy do współpracy – ustal, jak będzie przebiegała komunikacja i przesyłanie dokumentów. Czy księgowa korzysta z nowoczesnych rozwiązań (np. programów księgowych online)? Czy istnieje możliwość przesyłania dokumentów elektronicznie? Bezpieczeństwo danych to kluczowa sprawa.
Referencje – zanim zdecydujesz się na współpracę, warto sprawdzić opinie innych klientów. Dobrze jest porozmawiać z osobami, które już korzystały z usług tej księgowej, aby mieć pewność co do jakości obsługi.
Poufność danych – kluczowa kwestia, bo księgowa będzie miała dostęp do wrażliwych informacji finansowych. W umowie warto zawrzeć klauzulę o poufności oraz ochronie danych zgodnie z przepisami RODO. Upewnij się, że księgowa rozumie wagę tych kwestii i ma odpowiednie procedury ochrony danych.
Rozliczenie kosztów – jasno określ, jak będzie wyglądało rozliczanie usług księgowych. Czy księgowa będzie naliczać opłaty ryczałtowo, czy według liczby dokumentów? Warto też ustalić, jak będą rozliczane dodatkowe usługi, np. sporządzanie bilansu rocznego czy reprezentowanie przed urzędami.
Audyt – upewnij się, że księgowa może udostępniać ci dokumentację do audytu, jeśli kiedykolwiek będzie taka potrzeba. Warto zapytać, jak wygląda proces dostępu do dokumentów i czy księgowa jest gotowa współpracować w przypadku kontroli zewnętrznych, np. z Urzędu Skarbowego.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów – zapytaj, w jaki sposób księgowa przechowuje twoje dokumenty – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Czy używa zabezpieczonych serwerów? To istotne, byś miał pewność, że twoje dane nie zostaną skradzione lub zgubione.